Sabía de la existencia de software especializado capaz de monitorizar los equipos de los empleados (portátiles, teléfonos, ordenadores…), pero desconocía hasta qué punto estos programas informáticos están preparados para hacer un seguimiento tan sólo comparable al de Gran Hermano.

Sigue leyendo y comprobarás que no exagero.

El método tradicional para averiguar cómo emplean el tiempo los empleados, siempre había sido pasearse por la oficina con un ojo puesto en los monitores de los empleados. También daba información el sonido de las pulsaciones sobre el teclado, los documentos enviados a la impresora y el historial de descargas y sitios web visitados por cada usuario.

Poco después se pasó al bloqueo de webs ‘inapropiadas’ en horas de trabajo (redes sociales, juegos, webs de compras tipo Amazon, de entretenimiento, viajes, etc.)

Y ahora, con software de última generación, un supervisor puede llegar a controlar amenazas de seguridad y pérdidas de productividad de sus colaboradores a golpe de clic. Desde su sillón y sin despeinarse.

Hoy por hoy, según Top Ten Review, el mejor software especializado en vigilar la actividad de los empleados es capaz de hacer lo que vas a ver a continuación.

En primer lugar, da a elegir entre 3 tipos de monitorización:

Silencioso: el programa es invisible, no puede ser detectado, por lo que ningún empleado sabe que su ordenador (o dispositivo) está siendo analizado.

Transparente: en este caso el empleado sí sabe que la empresa está rastreando su actividad; y de hecho, hasta puede ver el programa instalado en su ordenador.

Remoto: se utiliza para puestos ubicados en otros países o que no están físicamente en la oficina. Aunque también hay programas que no se instalan en el ordenador del empleado sino en los servidores de la empresa.

¿Qué se puede rastrear?

En general, toda la actividad que realizas desde tu ordenador o portátil.

• Correos electrónicos entrantes, salientes y archivos que van adjuntos.

• Documentos que creas, guardas o compartes con otras personas.

• Carpetas a las que accedes, con o sin autorización a ellas.

• Archivos o información que hayas intentado almacenar en un pendrive o dispositivo USB. Esta acción también se puede bloquear.

• Cualquier cosa que hagas a tiempo real ante la pantalla del dispositivo; de hecho, permite tomar imágenes (y grabar) a través de la webcam para verlo en ese o en cualquier otro momento.

• Documentos que has borrado, restaurado o renombrado.

• Acceso a redes sociales tipo Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, etc. Contraseñas utilizadas para entrar en esos perfiles y el tiempo empleado en estas u otras webs.

• Palabras clave introducidas en el buscador.

• La actividad del ratón y del teclado; y también lo contrario, ya que si no los utilizas envía alertas por inactividad.

¡Qué! ¿Cómo te ha dejado el cuerpo?

Por lo visto, en Estados Unidos este tipo de software cada día se vende más. Y como muchas de las tendencias que allí empiezan terminan llegando aquí tarde o temprano, me ha llevado a preguntarme si monitorizar de este modo tan agresivo a los empleados y controlar cada una de sus actividades, sería o no legal en España.

Consideraciones legales

Después de investigar un poco en Internet para ver qué dice a día de hoy la jurisprudencia, parece ser que el empresario debe informar al empleado con antelación y advertirle expresamente que va a vigilar cómo utiliza los medios informáticos que pone a su disposición. De no hacerlo así estaría violando su derecho a la intimidad.

Es decir, que en España no está permitido controlar el email (u otras comunicaciones) de los empleados así como así y sin limitación alguna, sino que la empresa antes ha de informar a sus trabajadores de las normas de uso a cumplir, y advertir de que lo piensa controlar y cómo va a hacerlo.

Para afinar aún más el tema, he contado con la inestimable ayuda de Antonio, autor del blog AFLabor sobre Derecho Laboral, Recursos Humanos y Empleo, que amablemente ha respondido a un par de cuestiones que dejan bastante claro cuáles son los límites para el empresario (siempre puntualizando que hay que analizar caso por caso).

¿Puede acceder una empresa al correo corporativo de ‘menganito@empresa.com’ y leer sus comunicaciones?

@aflabor Sí, siempre que haya comunicado a los trabajadores esa posibilidad de control y haya prohibido que se use el correo corporativo para usos no relacionados con el trabajo. Este tipo de políticas se pueden establecer en convenios colectivos. Además, la lectura de las comunicaciones debe ser la única forma de demostrar un incumplimiento del trabajador.

¿Puede acceder una empresa al correo de ‘menganito@gmail.com’ si el empleado ha utilizado el ordenador del trabajo?

@aflabor No, en ningún caso. Lo que puede hacer es sancionar al trabajador por el uso del ordenador para fines no relacionados con el trabajo y para eso no necesita leer ningún correo, con que se demuestre que ha accedido a su cuenta de correo personal o a webs, o haya estado jugando, etc. es suficiente. Además, esa prohibición de usar el ordenador para fines personales ajenos al trabajo debe haberse comunicado anteriormente.

Hace aproximadamente mes y medio saltaron las alarmas en sindicatos y medios de comunicación tras publicarse una sentencia del Tribunal de Estrasburgo (TEDH, 12-01-16). El fallo se refería a un caso ocurrido en Rumanía que había dado la razón a la Empresa por acceder a los mensajes privados de un empleado enviados desde el correo corporativo en horario laboral y utilizando el ordenador del trabajo.

En varios medios de comunicación europeos y españoles se dijo que el derecho a la privacidad en el trabajo había desaparecido y que el Tribunal amparaba que un jefe pudiera espiar los correos privados de sus trabajadores… pero nada más lejos de la realidad. En este post del blog de Eduardo Rojo queda perfectamente comentada la sentencia, donde se hace referencia a una Resolución del Consejo de Europa que recomienda al empleador respetar la vida privada de los empleados, justificando siempre los controles y dando a conocer a los trabajadores la forma de cómo controla y obtiene los datos.

Como todo en la vida, esta problemática se evitaría si hubiera Respeto Mutuo (y lo pongo en mayúsculas). Respeto del empleado al empleador y del empleador al empleado.

Pero lamentablemente no vivimos en los mundos de Yupi. Y mientras haya fugas de información confidencial, mientras los empleados utilicen los recursos de la empresa con fines personales y pasen parte de su jornada laboral haciendo cosas que no deben… mientras ocurra todo esto y otras situaciones parecidas, las empresas seguirán teniendo la necesidad de comprobar cómo utilizan el tiempo sus empleados en las horas de trabajo. Pero eso sí, afortunadamente con restricciones.

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Créditos imagen: Colin Anderson/Corbis