Piensa en alguna actividad que no te apetezca hacer. Una tarea que necesitas realizar en tu trabajo o en tu vida privada y que decides posponer cinco minutos. Los cinco minutos pasan y decides retrasarlo media hora, luego pasa una hora… y así hasta que te das cuenta que el tiempo ha pasado volando y no has conseguido nada. Te prometes que vas a cambiar pero vuelves a las andadas.

Tranquilo. Nos pasa a todos. Quien más quien menos, todo el mundo posterga.

Todos hemos dicho alguna vez:

«Lo dejaré para más tarde, todavía tengo tiempo».

«Esto puede esperar. Me pondré con ello mañana».

«Hoy no tengo ganas de (…), ya encontraré un momento mejor».

El problema aparece cuando estos pensamientos empiezan a ser frecuentes en nuestro día a día, cuando el retrasar las cosas se convierte en una costumbre.

A este hábito de postergar o retrasar tareas importantes, sustituyéndolas por otras más irrelevantes o agradables se denomina Procrastinar. La esencia de esta práctica está en no hacer lo que crees que deberías estar haciendo.

Se dice que la procrastinación es la epidemia de nuestros días. En una encuesta on line realizada por la Universidad de Carleton en Canadá  plantearon la siguiente pregunta: ¿En qué medida la dilación que tiene un impacto negativo en su felicidad? De las 2.700 respuestas que se obtuvieron, casi una de cada dos personas (46%)  dijo «un poco» o «mucho» y alrededor de una de cada cinco personas (18%)  señaló que postergar las cosas tenía un  «efecto extremadamente negativo en su vida».

Fíjate si puede traerte consecuencias en el trabajo, que asumes el riesgo de ser visto como una persona poco fiable, incompetente, o simplemente vaga. Además, el esperar hasta el último minuto para hacer una llamada, enviar un email o presentar un informe, a veces ocasiona que se ponga la carga de trabajo en los demás.

¿Cómo darse cuenta si uno mismo o un miembro del equipo es víctima de la dilación?

Cuando…

» Se empiezan a poner demasiadas excusas para justificar por qué no se están haciendo las cosas.

Excusas en la línea de  «Lo habría hecho mejor de haber tenido más tiempo» o  «Siento el retraso, es que he estado muy liado últimamente».

» Se amplía de manera exagerada el tiempo ocioso en el trabajo.

Ej: saliendo a fumar, navegando en internet, comidas más largas, charlas con compañeros, etc.

» Se tarda en responder llamadas de teléfono, e-mails o mensajes recibidos, esperando encontrar más adelante el momento idóneo para hacerlo.

» Se evita tomar decisiones, bien porque no se sabe qué hacer ni por dónde empezar o porque uno teme las consecuencias que pudiera traer su decisión.

A grandes males, grandes remedios.

1. Si te agobia ponerte con alguna tarea que tiene mucho trabajo, trocéala.

Simplifica. Divide el proyecto, el informe o lo que tengas que hacer en varias partes más pequeñas y ponte con ellas poco a poco, por ejemplo, realizando una micro tarea cada día o con la periodicidad que creas necesaria. Es un recurso para que el león no parezca tan fiero.

Expertos en el tema recomiendan hacer primero la tarea más difícil, que es cuando estamos más predispuestos y tenemos más energía. No tiene por qué ser la tarea más grande, pero sí la peor o la que más nos disgusta. De esta manera, al liberarnos rápido de ella,  hace que seamos más productivos en otras tareas y afrontemos mejor el resto del día.

2. Si la excusa es encontrar el momento perfecto para hacer algo y ese momento nunca llega, quizás en el fondo lo que existe es miedo.

Piensa en estas situaciones:

Situación 1: Tienes que dar a un Cliente una noticia que sabes que no le va a gustar, y retrasas esa llamada esperando encontrar  un momento en el que estés menos estresado, o decides enviar primero unos correos, o esperas a tener más datos sobre lo que tienes que comunicar aunque en el fondo sabes que sería información irrelevante, etc; cualquier otra cosa con tal de retrasar esa llamada.

Situación 2: Tienes que impartir un curso de formación al equipo que sabes que es prioritario, pero lo pospones porque ahora quieres añadir unos gráficos, luego porque los resultados no acompañan y no conviene distraer al equipo, etc.

El caso es esperar, esperar… y esperar el momento perfecto para empezar o terminar una cosa. ¿No crees que en ambas situaciones hay miedo a desilusionar a los demás o miedo a que las cosas puedan salir mal?

Cierto grado de dilación tenemos todos y seguramente tu caso no sea en absoluto preocupante, pero la próxima vez que seas consciente de estar retrasando una tarea ingrata por otra más placentera, piensa que a la sensación inmediata de placer, le sigue el sentimiento de culpa. ¿Merece la pena?