Si te sientes estresado por la carga de trabajo y te encuentras en un punto en el quieres  llegar a todo pero a costa de sacrificar la calidad de lo que haces, quizás te venga bien repasar un poco la habilidad de la delegación.

Por más que tratemos de estirarlo el día tiene 24 horas. Y por tanto sólo hay una cantidad limitada de cosas que podemos hacer.

Cuando tratamos el tema de la gestión del tiempo, ya vimos que una de las maneras de ser más eficaces, es delegando algunas tareas en otras personas.

Hoy voy a centrarme en los aspectos previos a la delegación y en el próximo post hablaré de cuáles son sus límites y en quién y cómo podemos delegar, para que la hagamos bien y no se vuelva en nuestra contra.

Para muestra este simpático video.

A pesar de que la delegación tiene muchas ventajas, no es una habilidad directiva a la que se recurra con frecuencia, sino que más bien acudimos a ella cuando nos vemos apremiados por la falta de tiempo. Vamos a ver algunas reticencias que podemos encontrar en los mandos intermedios a la hora de delegar.

» Deja el super-yo para otras cosas.

Para poder delegar primero hay que prepararse mentalmente.

En un principio puede parecer fácil eso de asignar tareas a otros, pero a la hora de la verdad no todo el mundo se siente preparado para hacerlo.

Es habitual pensar: «¿Para qué voy a delegar, si soy el único capaz de hacer bien/rápido esa tarea?» o «Nadie puede hacerlo mejor que yo». En el fondo, hay una cuestión de desconfianza en la gente que tienes a tu lado y de no fiarse de los resultados que puedan tener. Probablemente sea así, si antes no has dedicado un tiempo a enseñar a otros cómo hacerlas. Incluso hay veces que podemos llegar a sorprendernos descubriendo que hay personas más competentes y capaces de hacer las tareas más rápidas o mejor que uno mismo.

Puede que no hagan las cosas exactamente como tú las harías, pero sí que haciéndolas a su manera, obtengan el mismo resultado.

Delegar supone una cura de humildad para el super-yo. Dejar a un lado el propio orgullo y mostrar respeto por lo que otros pueden aportar es una cualidad que todo mando intermedio debe tener.

» No esperes a verte hasta arriba de trabajo para delegar. 

Otro motivo por el que algunos mandos intermedios evitan delegar  es porque se necesita un esfuerzo inicial. En otras palabras, hay que dedicar tiempo a enseñar a otras personas cómo se hacen las cosas. 

Míralo como una inversión que compensarás con creces una vez que los colaboradores sean capaces de hacer esas tareas sólos. Te alegrarás de haberlo hecho cuando se presente un pico de trabajo que te obligue a priorizar y a descargarte de tareas. Además, es una manera de ayudar al equipo a crecer y desarrollarse en trabajos que en otras circunstancias no tendrían la oportunidad de realizar.

Cuando delegamos,  la fase destinada a dar una formación adecuada es sagrada. Cuenta con un tiempo para posibles preguntas y establece un período para revisar el progreso que hace esa persona en los primeros momentos, hasta estar del todo seguro de que puede realizar la tarea de manera completamente autónoma y con garantías de calidad.

» Delegar no es un signo de debilidad.

Es posible que al delegar nos sintamos incómodos y hasta un poco culpables por cargar de trabajo a los demás. Son sentimientos completamente lógicos pero tampoco hay que ir de mártires por la vida.

Trata de verlo al revés.

Si tu jefe o un compañero pide tu intervención para hacer una tarea: ¿crees que es más débil porque no es capaz de manejar todo por su cuenta? ¿o por el contrario te sientes cómodo y a gusto prestándole ayuda?  En ocasiones, me atrevería a decir que hasta con un punto de orgullo por haber sido tú el elegido y no otros. Eso significa que tu colaboración la considera valiosa.

Además, concentrar el trabajo cuando uno no es capaz de manejarlo todo, no sólo lleva al agotamiento, sino que es un signo de debilidad. La debilidad es precisamente no pedir ayuda en momentos clave por la vergüenza o el miedo al qué dirán.

Delegando te ayudas a ti y ayudas a los demás.

» Ten paciencia.

Ya hemos visto que si delegas por primera vez una tarea es indispensable dedicar tiempo a formar y enseñar cómo se hace. Y también hay que dar tiempo al colaborador para aprender, adaptarse y mejorar.

De la misma manera hay que ser realista y ser consciente de que parte del proceso de aprendizaje también incluye el cometer errores. Hasta que se ejecuta perfectamente esa tarea, pasa un tiempo. Al principio el aprendizaje va lento, pero a la larga, con la experiencia, el equipo será cada vez más resolutivo y ganará en rapidez.

» Estate disponible para cualquier imprevisto.

Deja abierta la posibilidad de que te puedan preguntar por si algo falla y mantente disponible para ayudar si sucede algún imprevisto que dificulte la tarea que delegaste. Dar una solución a esos problemas sobrevenidos es responsabilidad tuya, no lo olvides.

» No te cuelgues medallas de otros.

Si delegas, sé agradecido. No importa cómo lo hagas (en persona o por escrito), pero hazlo. Agradecer el esfuerzo que otros han puesto en hacer una tarea es muy motivador para el que recibe el cumplido, y además, harás que sean más partidarios de ayudar la próxima vez que lo pidas.

Ahora bien, una cosa es agradecer el trabajo y otra muy distinta es atribuírselo. Si el resultado resulta ser un éxito, no te cuelgues la medalla si no has participado en él. Pocos comportamientos son tan censurables como éste.

La delegación efectiva representa tal vez el mejor indicador de la administración efectiva, simplemente porque es fundamental para el crecimiento personal y organizacional». (Stephen R. Covey)