Las reuniones son necesarias en todos los niveles del organigrama.

El problema es que suelen ser largas y no siempre están bien planteadas. ¿O alguna vez has oído a alguien quejarse de lo corta que ha sido una reunión?

Seguramente en alguna ocasión has asistido a reuniones que parecían no tener fin y que te han dejado la sensación de haber perdido el tiempo. Si las sufres, paciencia. Pero si además eres de los que las convocan, merece la pena dedicar unos minutos para reflexionar si estás dando a tus reuniones el enfoque correcto. Al menos, hazlo por tu  equipo.

Hoy en día muchos llaman «reunión» a juntarse para hablar de cualquier cosa. Thomas Kaise definió las típicas reuniones como «encuentros donde la gente habla alto, nada se dice y no se llega a ningún acuerdo». Una descripción muy acertada de las reuniones  improductivas.

A partir de aquí, para que podamos decir que una reunión es provechosa se tienen que cumplir 3 reglas que son universales:

1. Lograr el propósito por la que se convocó.

2. Tener el espíritu de la brevedad, fijando una hora de finalización.

3. Que los asistentes salgan con acuerdos y conclusiones finales para poner en práctica.

Google es un buen ejemplo de compañía que reelaboró su política de reuniones para hacerlas más efectivas. Kristen Gil (VP de Operaciones en Google) se dio cuenta de que muchas de las reuniones no funcionaban tan bien como deberían, ya fuera por estar mal planificadas o porque no estaban bien dirigidas, y decidió elaborar unas recomendaciones para terminar con la pérdida de tiempo y de energía que suponía para sus empleados:

♦  Todas las reuniones deben tener un responsable claro. Si no hay una persona con capacidad para tomar una decisión o no hay decisión que tomar, la reunión no tiene sentido y no debe celebrarse.

♦  No deben reunirse más de 10 personas.

♦  Cada persona que asiste a la reunión debe aportar valor. Si alguien no tiene opinión, voz o voto, entonces tal vez no debe estar allí.

♦  Las reuniones deben comenzar y terminar en el tiempo que se haya establecido.

♦  Las decisiones no deben esperar a una reunión. De lo contrario, la velocidad de la empresa se reduce al calendario de las reuniones. Si es imprescindible que la reunión tenga lugar antes para que se tome una decisión, entonces esa reunión debe celebrarse lo antes posible.

Observando los cambios que introdujo Google en el manejo de sus reuniones, no es extraño que la compañía esté desde 2006 en el Top 10 de las empresas más innovadoras según el ranking que elabora la Boston Consulting Group cada año. Detectar dónde hay un problema y tener el compromiso de mejorarlo, es digno de aplauso.

No hay compañías que tomen buenas decisiones de manera lenta.

Larry  Page (co-fundador de Google).

 

Para que las reuniones sean productivas necesitan una estructura y un orden:

Paso 1: Centra el objetivo

Para evitar que la reunión de trabajo se convierta en una reunión social, la primera pregunta que deberíamos hacernos es: ¿Para qué nos reunimos?

Puede que el objetivo que persigamos sea tomar una decisión, recibir información o comunicar algo y otras veces será para generar ideas o hacer planes.

Hay una manera infalible para saber si has centrado el objetivo, que es probar a completar esta frase: «Cuando termine la reunión, quiero que el grupo…»

Si eres capaz de responderla, vas por el buen camino.

Paso 2: Prepárala con antelación

Este punto, a pesar de su obviedad no siempre se tiene en cuenta. Con las prisas a veces hacemos reuniones con todos los temas en la cabeza o anotados en 4 líneas y sin una estructura definida.

El riesgo de no tener un orden del día es que resulta muy fácil desviarse del objetivo, cambiar de tema o acabar hablando de cualquier cosa menos de lo que estaba previsto.

La preparación incluye varias cosas:

–  Secuencia: ¿En qué orden voy a tratar los temas?

–  Sincronización: ¿Cuánto tiempo voy a dedicar a cada tema?

–  Lugar, fecha y hora: ¿Cuándo es el mejor momento para convocarla?

Errores más frecuentes en la preparación:

La información.

Uno de los errores más habituales es no dar información a los asistentes sobre el tema de la reunión.

No sólo es bueno distribuir el orden del día y enviar con antelación los documentos que se van a tratar para que los participantes ya vayan preparados, sino que además podemos adelantar cuál es el problema que se va a debatir y pedirles que preparen una posible solución.

Es una manera de adelantar trabajo y que la reunión discurra de una forma más ágil.

La duración.

Lo bueno, si breve, dos veces bueno. (Refranero español)

La duración de la reunión es un aspecto fundamental. No hay cosa peor que saber cuando empiezas una reunión pero no cuando terminas. Cuando vayas a hacer la convocatoria, tómate un momento para medir bien los tiempos y así poder precisar la hora de finalización. Las conversaciones inútiles vienen precisamente de eso, de no fijar un tiempo límite.

Pero como las cosas no siempre salen como uno las prevé, si ves que el tiempo que fijaste se acaba, puedes optar por apremiar a los demás para que se tome una decisión (si ese era el propósito de la reunión) o bien aplazar el debate para otro momento.

Paso 3: Decide quién debería estar presente

Una de las causas de las reuniones improductivas es no elegir bien a los asistentes, ya sea porque se convoca a demasiados miembros o porque se invita a personas cuya presencia no es del todo necesaria.

Detente un momento y piensa uno por uno si convocarle es la mejor opción antes de hacerlo.

¿Realmente todos ellos tienen necesidad de asistir?

¿Los temas que se van a tratar son de su interés o sólo les afectan vagamente?

Si no estás seguro de ello es preferible no convocarles. Puede haber otras maneras de hacerles llegar los resultados de la reunión, una llamada rápida o un correo con el resumen de lo que se ha decidido puede ser suficiente y lograr el mismo propósito que si hubieran asistido a la reunión.

Paso 4: Respeta el tiempo asignado

Algo muy habitual es no respetar el tiempo. Ni el de la reunión, ni el de los asistentes.

¿Y cómo lo hacemos? Por ejemplo:

• Empezando tarde la reunión.
• Permitiendo rezagados. Es decir, tolerando que la gente se vaya incorporando a cuenta gotas ya empezada la reunión.
• Comenzando la sesión cuando falta gente que es clave para lograr el propósito de la misma.

Si te quieres hacer respetar y sentar las bases para futuras reuniones, sé puntual (tanto en la hora de inicio como en la de finalización) y no te hagas el loco con las personas que llegan habitualmente tarde. Sanciona la impuntualidad. Con una o dos veces que lo hagas, seguramente será suficiente para que lo tomen en serio y acabes con los malos hábitos.

Paso 5: Retroalimentación

Al finalizar la reunión los asistentes deberían tener la impresión de que ha sido productiva.

No te vayas de la misma sin preguntar a los participantes su opinión. El recibir feedback es importante para pulir los errores que pueden pasar desapercibidos para el que la dirige. Corrigiendo esos detalles, podrás ir mejorando cada día un poquito más.

¿Qué otras recomendaciones se te ocurren para lograr reuniones productivas?

Si te ha resultado útil, compártelo.

Bibliografía:

Sönar: Cómo manejar las reuniones como lo hace Google.