Una de las cosas que se dan por sabidas en un mando intermedio es que sabe cómo redactar. Y especialmente, redactar correos electrónicos.

Todavía hay quien no le da importancia y que piensa que sólo se trata de un documento privado que no tiene gran repercusión, pero la verdad es que el correo electrónico es a veces el principal medio que tenemos para comunicarnos con compañeros, jefes, clientes y proveedores. Sin olvidar que lo que decimos y cómo lo decimos, contribuirá a crear una imagen de nosotros mismos y por extensión, de la empresa donde trabajamos.

Además, nunca se sabe dónde va a terminar el correo que enviamos y si algún día se volverá en nuestra contra. No me estoy refiriendo sólo al hecho de las faltas de ortografía, cosa que tiene fácil solución con los correctores ortográficos que ya vienen integrados en los procesadores de texto, sino al tono en el que se escribe.

¿Alguna vez has recibido un e-mail con un punto ofensivo e injusto que te saca de tus casillas?

Lo mejor en este caso es no responder a la afrenta, al menos en un primer momento. Es aconsejable levantarse, tomar el aire, contárselo a algún compañero… cualquier cosa menos responder inmediatamente con todas esas emociones a flor de piel. Lo más seguro es que escribamos algo de lo que luego nos arrepintamos.

Cuando nos encontremos más calmados será el momento de responder, argumentando y tratando de ser objetivos y profesionales en nuestra réplica. De lo contrario, es fácil enzarzarse en un cruce de correos a cuál más dañino que no hace más que empeorar la situación.

Y si después de responder, recibes un segundo correo en el mismo tono que el primero, entonces ha llegado el momento de tratarlo personalmente. Levántate y ve a hablarlo cara a cara, o bien descuelga el teléfono y aborda la cuestión directamente. Lo más probable es que descubras que no había intención de dañar y se aclaren las cosas rápidamente. Hasta te alegrarás de no haber respondido como pensabas en un primer momento.

Uno de los tabúes más extendidos a tener en cuenta cuando escribimos correos electrónicos o cualquier otro mensaje en Internet (actualizaciones en facebook, tuits, comentarios en foros, etc) es el uso de las mayúsculas. Seguro que ya sabes que escribir en mayúsculas equivale a «gritar» aquello que estás diciendo. En consecuencia, si lo que queremos es dar énfasis a una parte del mensaje o remarcar la importancia de algo, entonces podemos recurrir a otras alternativas como utilizar negritas, subrayado, algún color (no recomendable el rojo, que puede resultar un tanto agresivo) o los signos de exclamación.

Pero las mayúsculas no es la única prohibición. Tampoco está bien visto:

• Emplear un tamaño de letra excesivamente grande.
• Apelotonar todas las frases en un gran párrafo.
• Dejar en blanco el asunto del correo electrónico.
• Reenviar cadenas (sobre esto hablaremos en otro momento)
• No editar el asunto cuando han existido varias comunicaciones anteriores. Es decir, borremos las siglas FW: (reenvío) o RE: (respuesta) que aparecen al principio del asunto cuando un mismo correo va y viene acumulando todas las comunicaciones que se han ido haciendo con anterioridad.  A veces llegan a ocupar más espacio los Forward FW: FW: FW: FW: que el asunto en sí.

Todos estos descuidos no sólo dificultan la lectura y la gestión del correo a sus destinatarios, sino que perjudican nuestra imagen como profesional.

Y como ya es habitual, termino con una cita al hilo de este post que dijo Pakruber:

De sabios es observar los errores ajenos para aprender a no cometerlos.