¿Cuánta información confidencial dejas escapar sin saberlo?

Información confidencial que se deja escapar

¿Te has planteado alguna vez que el personal de limpieza de la empresa donde trabajas sabe mucho más de ti de lo que imaginas?

Si no lo crees, atento a los resultados de una reciente encuesta realizada por CarreerBuilder en Estados Unidos.

En dicha encuesta se les preguntaba a los empleados calificados como personal de apoyo sobre las conversaciones que han oído por casualidad mientras hacían su trabajo.

Hay que aclarar que se considera «personal de apoyo» a los empleados que hacen labores de conserjería, guardias de seguridad, recepcionistas, personal de limpieza, paquetería, mantenimiento, becarios, etc. Es decir, personas que no interactúan de manera habitual con los restantes empleados pero que son imprescindibles para que el lugar de trabajo funcione sin problemas y con normalidad.

Pues bien, el 53% de los encuestados afirma haber oído conversaciones confidenciales de temas tan diversos como despidos planeados, compensaciones económicas o relaciones amorosas entre compañeros.Conversaciones confidenciales

Un porcentaje muy alto, no crees (¡?)

Estas fugas de información, por llamarlas de alguna manera, se producen en situaciones tan cotidianas que nadie está libre de caer en ellas.

Piensa por ejemplo en ese comentario confidencial que haces a un compañero mientras un empleado de mantenimiento está cambiando el tubo fluorescente a una lámpara cercana.

O la conversación telefónica que mantienes con un cliente mientras paseas distraídamente por la entrada del edificio sin preocuparte de que todo lo que dices llega claramente hasta el guardia de seguridad.

O incluso cuando intervienes en una animada charla frente a la máquina de vending mientras el encargado de la limpieza está trabajando en la misma zona de descanso.

No creo que haga falta la aclaración, pero quiero hacer hincapié que en todas estas  situaciones el personal de apoyo está trabajando en el lugar que le corresponde, nunca tratando de espiar la conversación.

Volviendo a la encuesta, estos fueron los resultados:

Un 11% afirma haberse topado con información que podría llevar a alguien a ser despedido.

Un 10% dice haber encontrado en la basura información que podría meter a la empresa en problemas.

Y atendiendo al tipo de conversaciones:

El 62% del personal de apoyo ha oído quejas hacia el jefe u otros compañeros, un 35% sobre despidos en general o de alguien en particular, el 22% en relación a indemnizaciones económicas debidas a alguna persona, 20% acerca de relaciones amorosas entre compañeros y un 18% cuando en esas relaciones también estaba implicado el jefe.

Si bien este tipo de información sensible y confidencial llega principalmente a través de conversaciones, otra mucha información se consigue por cosas que se tiran a la basura, papeles que se dejan abandonados en la fotocopiadora o documentos que se muestran a la vista de todos encima de un escritorio.

En este sentido, la encuesta menciona un lista de cosas descubiertas en la basura como son papeles con los salarios de los empleados, despidos y su correspondiente indemnización, organigramas de futuras reorganizaciones aún no comunicadas, cartas de amor entre compañeros, la respuesta de un empleado a un anuncio de citas, declaraciones de impuestos de algún empleado, un test de embarazo, o incluso un juego de llaves de toda la instalación.

Información confidencialPor tanto, igual que no dejarías el bolso abierto sobre la mesa o la contraseña del PC escrita en un post-it pegado a la pantalla, tampoco dejes a la vista documentos personales tuyos o de otras personas. Y si no deseas que se conozca determinada información tienes dos caminos: o no lo cuentes, o asegúrate antes de que lo haces en un entorno verdaderamente privado.

En relación a este tema, viene al caso lo que le ocurrió hace unos años el Granada Club de Fútbol, que se vió envuelto en una confusión que estuvo a punto de costarle muy caro.

El administrador del Club había guardado en bolsas de basura el dinero procedente de la recaudación de un partido, bolsas que a su vez había metido dentro de un paragüero. Una de las limpiadoras del club confundió el paragüero con una papelera y creyó que eran bolsas para reciclar, de modo que las tiró a un contenedor de reciclado (soterrado, por cierto). La historia terminó movilizando a la Policía y a la grúa para recuperar las bolsas del contenedor, cosa que por suerte al final lograron. La versión que dió el Club fue que se trataba de documentos de gran relevancia, no de dinero, pero en cualquier caso ni lo uno ni lo otro es algo que deba guardarse en bolsas de basura.

Por tanto, solo queda recordar algunas buenas prácticas del día a día que son del todo obvias pero que a veces se olvidan, como el hecho de recoger lo que se manda a imprimir, utilizar portadas al enviar faxes, archivar y guardar convenientemente la información confidencial o triturarla cuando quieras deshacerte de ella. Y por otro lado, no dejar documentación privada en zonas comunes o sobre el escritorio cuando te hayas ido.

Pon tu granito de arena para hacer de la oficina un lugar seguro.

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Créditos imágenes: VStock LLC, Brigitte Sporrer y Les and Dave Jacobs en Corbis 
Fuente: Support Staff Workers Have Overheard Confidential Conversations at WorK.

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