Hoy en día no todo el mundo se atreve a hablar en público sin una buena cantidad de diapositivas detrás.

Lo cierto es que PowerPoint es de gran ayuda cuando se trata de dar una charla ante una audiencia, pero mal manejado puede llegar a echar por tierra el mensaje y conseguir el efecto contrario al deseado.

Lo primero que hay que recordar es que PowerPoint no está para hacer documentos extensos y recoger un montón de explicaciones, para eso está Word. La razón de ser de PowerPoint es la de servir de refuerzo y apoyo al discurso del presentador, pero no competir con él. Si el presentador va a decir lo mismo que lo que recogen las diapositivas, uno de los dos sobra.

En una presentación de PowerPoint el diseño lo es todo, y puesto que un mal diseño puede hundirla por completo, he recogido los mejores consejos, ideas y enlaces a tener en cuenta la próxima vez que quieras crear una presentación de calidad, para hacerla más convincente y profesional.

1. ¿Cuál es el tamaño mínimo de fuente que debo utilizar en una presentación?

Guy Kawasaki, el creador de la regla 10/20/30, propuso utilizar fuentes con un tamaño de letra no inferior a 30 puntos.

La ventaja de utilizar caracteres grandes es que el espacio para el texto se reduce, y por tanto obliga a hacer un mayor esfuerzo por condensar y simplificar las ideas. A menor cantidad de palabras, más se centra el mensaje que se quiere transmitir. Y además, se evita que la audiencia se ponga directamente a leer las diapositivas ignorando al presentador.

2. ¿Necesito un keynote para hacer una buena presentación?

Vaya por delante que nunca he utilizado Keynote, el programa de Apple para hacer presentaciones. Siempre las he hecho con PowerPoint. Pero la gran mayoría de los que han utilizado ambos programas, se decantan claramente por el de Apple.

Por tanto, si quieres hacer algo diferente y especial, puedes tenerlo en cuenta. Sus defensores lo valoran por sus temas más trabajados, animaciones más elegantes y porque se consigue un resultado final mucho más espectacular.

3. Nunca jamás utilices las diapositivas como un prompter.

El prompter es ese tipo de aparato que utilizan los presentadores de Tv y que refleja el texto de la noticia para ir leyéndola a su ritmo.

La cuestión es: Si todo lo que tienes que decir está en la dispositiva, ¿por qué te van a escuchar? En cuanto se den cuenta de que estás diciendo lo mismo que aparece en la pantalla, ignorarán tus palabras.

Guy Kawasaki lo expresa de esta ingeniosa manera:

Si realmente necesitas poner mucha letra es porque no te sabes la presentación. Y si empiezas a leer las diapositivas, la audiencia lo notará enseguida  y sabrá que eres un kutre y pensarán  -qué kutre,  está leyendo la presentación. Yo puedo leer más rápido que lo que este kutre habla. Voy a leerlo antes que él-.

Más claro no se puede decir.  No utilices las diapositivas como si fueran tus apuntes para leer.

4. Cómo presentar gráficos sin aburrir.

En Word y Excel es fácil presentar tablas y gráficos, pero hacerlo en PowerPoint y además conseguir que sea visual e impactante, no es tan sencillo.

La próxima vez, antes de hacer un corta/pega de una tabla a PowerPoint, echa un vistazo al enlace de arriba y pregúntate: ¿Esta tabla es apropiada para una diapositiva?

Si la tabla contiene demasiados datos, es poco visual y no se entiende bien, lo mejor es no incluirla y preparar una nueva ex profeso para esa presentación y el tipo de audiencia. Lo ideal sería conseguir el mismo efecto visual que tienen las infografías, a las que con sólo una mirada, ya se interpretan fácilmente los datos que contienen.

5. El virus de las malas presentaciones.

En muchas ocasiones, pretendiendo ser original se abusa de las animaciones y efectos de sonido cuando aparece un texto, una imagen, o se da paso a la siguiente diapositiva. Hay que encontrar un punto de equilibrio. En la presentación de este enlace puedes comprobar por ti mismo qué efecto provoca en el espectador una desastrosa e intencionada decoración de diapositivas.

6. Atajos de teclado de PowerPoint que te simplificarán la vida durante tus presentaciones.

No dejes de consultar el enlace si quieres conocer algunos atajos de teclado muy útiles para las presentaciones.

Las más cómodas son las teclas B y N, que ponen la pantalla en blanco y en negro respectivamente. Practícalo cuando se origina un debate en la sala. Es una manera de apagar la pantalla y evitar que la audiencia se distraiga con la imagen proyectada. Tecleando nuevamente la misma tecla, vuelves a visualizar la misma diapositiva.

Y algo que no todo el mundo sabe, es que PowerPoint permite cambiar el color de los hipervínculos y que no varíe una vez que haces clic sobre ellos. Puedes hacerlo siguiendo la ruta: «Diseño/Colores/Crear nuevos colores del tema/Hipervínculo». Resulta muy útil si quieres dar a toda la presentación el mismo aspecto con los colores corporativos y que no aparezca el típico azul.

Espero que esta selección de enlaces te sirva de ayuda y que a partir de ahora le des a este programa un buen uso, si no lo estás haciendo ya.

El propósito del PowerPoint es dar énfasis al discurso, que el mensaje llegue a la gente y permanezca en su memoria. Es tremendamente fácil caer en el error de incluir mucho texto, animaciones que distraen, imágenes que no vienen al caso y tablas aburridas… Pero eso ya no te ocurrirá a ti, ¿verdad?

Si te ha gustado, compártelo en tus redes sociales. ¡Gracias!

 Imagen título: © Klaus Tiedge