Esta semana he leído en Twitter que la nueva epidemia del mundo laboral es la infobesidad. Nunca había oído este término. Aunque sí conocía el de Infoxicación, que por lo visto son la misma cosa: una sobrecarga de información.

Hoy en día nos estamos convirtiendo en adictos a la información. Es adquirir un Smartphone y ya no podemos parar. A donde vayamos vemos gente ensimismada con sus dispositivos electrónicos (sean o no corporativos) consultando el correo, el WhatsApp o sus redes sociales. Confieso que yo también formo parte de ese grupo de gente.

Los expertos dicen que la diversidad de contenidos es tan enorme, que sólo estamos viendo la punta del iceberg. Las App son una clara muestra de ello. Sólo desde 2008, Apple ha aprobado más de 1 Millón de aplicaciones IOS, con una media de 100 app por usuario. Existen algunas muy curiosas, como “Dream-ON”, que dice influir en nuestros sueños hasta el punto poder elegir lo que quieres soñar, o  “Melon Meter” que sirve para comprobar si una sandía está en su punto idóneo antes de abrirla o comprarla. Y esto no ha hecho más que empezar, es evidente que estamos expuestos a una cantidad ingente de información que no deja de crecer.

En principio, la infobesidad  tiene su origen en la multitud de correos electrónicos que cada día inunda nuestras vidas. Pero el problema no es la falta de tiempo para gestionar la bandeja de entrada, sino el tiempo que perdemos en decidir  si el mensaje que recibimos es o no es de utilidad. En toda esa madeja no siempre hay correos importantes, sino también alertas de Google, notificaciones continuas de nuestras redes sociales, newsletters y correo spam que nos distrae y consume nuestro tiempo. Hasta yo, a través de este blog, participo de ese exceso de información.

Como decíamos al principio, la infobesidad también se manifiesta en el mundo laboral. Cada vez se tarda más en gestionar el correo electrónico, se dedica menos tiempo a interactuar con los compañeros, el número de correos inútiles que recibimos se incrementa (la estimación es que un 30% del correo recibido no tiene ninguna transcendencia para nosotros) y se destina más tiempo a los datos y menos a los clientes.

Primero, los Síntomas.

Lo cierto es que es fácil caer en el patrón del infobeso. Para saber si das o no el perfil, quizá te ayuden estas preguntas:

• ¿Has creado una carpeta en el Pc que contiene una recopilación de documentos pendientes de leer?

• ¿Entra más información de la que sale de tu archivo «read later»?

• ¿Aprovechas cualquier momento libre en el trabajo para echar un vistazo a tu móvil personal y ver si tienes algo nuevo?

• ¿Admites haber borrado mensajes en el trabajo sin haberlos leído correctamente?

• ¿Y qué me dices de las alertas de Google, alguna vez las has ignorado (y borrado) porque no tienes tiempo para ellas?

¿Qué tal ha ido? ¿Mayoría de respuestas con «SI»?

Christophe Aguiton, investigador francés, ya señaló la paradoja que supone la sensación de estar inmerso en la información y no tener tiempo para leer todo, verlo todo y oírlo todo, en un momento en el que se presumía que toda esta tecnología nos ahorraría tiempo.

Luego, los Efectos.

«Una gran cantidad de información crea una pobreza de atención”.

(H. Simon)

El Informe Reuters ofrece algunas estadísticas sobre este problema:

» El 43% de los directivos cree que las decisiones importantes se retrasan hasta tener demasiada información.

» Uno de cada cinco directivos cree que se desperdicia gran cantidad de tiempo en recopilar y buscar información.

» Más del 50% de los trabajadores considera que el volumen de información que se les envía a diario les afecta negativamente para hacer bien su trabajo.

» Los trabajadores dedican cada vez más tiempo a la lectura de documentos e informes y menos a juzgar, valorar y reflexionar.

Por último, las Soluciones.  

Es un problema tan extendido, que incluso las empresas ya advierten sobre él. Como Xerox, que a través de su blog da unas pautas de cómo hacerle frente.

Como primera medida para evitar el exceso de información es utilizar un buen filtro anti- spam (aunque ninguno es infalible) para prevenir el correo basura o abusivo.

En segundo lugar, tomar conciencia del tipo de información que se mueve por la empresa. Se dedica mucho tiempo en las Organizaciones a elaborar diapositivas en PowerPoint que se entregan en las reuniones y que luego sólo se hojean por encima, y también en generar datos para informes que nadie lee por su escaso interés.

Por lo tanto, para no alimentar la infobesidad, habría que concienciarse de sólo enviar la información necesaria, ni más ni menos, con informes que sean útiles y aporten valor a las personas apropiadas en el momento justo del proceso.

Y en último lugar, utilizar formatos fáciles de comprender y de usar, especialmente en el caso de las plantillas Excel que se utilizan para los reportes de actividad, de ventas, seguimiento de rutas, etc. Tan importante es acordar qué datos se van a recoger, como el hecho de unificar las plantillas para que todos los implicados utilicen la misma. Para un mando intermedio que hace acopio de los reportes de su equipo para luego aglutinarlos en uno sólo, este punto de unificación de formatos es fundamental.

Parece complicado que esta sobrecarga de información que sufrimos vaya disminuyendo, más bien al contrario. Pero sí podemos relativizar su importancia. Es decir, los datos son necesarios, pero no menospreciemos otro tipo de información, como la que nos puede proporcionar cara a cara un compañero, un colaborador, el jefe… y especialmente, el cliente.

Créditos imagen portada: Tom Grill/ Corbis.