Las interrupciones en el lugar de trabajo son el mayor enemigo de la productividad. Estamos tan resignados a ellas que las aceptamos como si fueran algo normal, dando por hecho que no se pueden evitar.

Algunos estudios indican que no son los mensajes de texto, ni el correo electrónico o el Whatsapp lo que provoca mayor distracción, sino que son los mismos compañeros de trabajo los que interrumpen conversaciones o tareas importantes de los demás. Una llamada o un correo lo puedes ignorar o posponer para atenderlo en un mejor momento, pero plantar cara a un compañero que “asoma la cabeza por la puerta” para preguntar algo que hubiera podido esperar, es más complicado. Entre otras cosas, porque no atenderle podría ser considerado un desprecio o aún peor, que te tachen de poco colaborador.

Según Erik Altmann, profesor de psicología en la Universidad de Michigan:

«Dos segundos es el tiempo suficiente para hacer que las personas pierdan el hilo de lo que estaban haciendo».

Esta es una de las conclusiones de un estudio realizado por Altmann a 300 personas. A los participantes se les pidió que realizaran una serie de tareas en orden utilizando el ordenador. Por ejemplo, una de las tareas consistía en identificar con sólo pulsar una tecla si la letra sugerida estaba más cerca del principio o del final del abecedario. Después de unas breves interrupciones de casi 3 segundos, se comprobó que a los participantes se les hacía más difícil seguir el orden en la secuencia de tareas y la tasa de error se disparaba tras haber puesto su atención en otra cosa.

En esta última semana he leído dos artículos en Fast Company que abordan esta problemática. Son dos puntos de vista diferentes entre dos compañeros que trabajan para esa misma empresa. El primero es absolutamente crítico y contrario a los espacios diáfanos en los lugares de trabajo, y el otro, se posiciona a favor de ellos. Vamos a verlos.

» Despachos para todos.

Es un artículo muy interesante (Offices for all!), Jason Feifer defiende la vuelta a los despachos privados de unos pocos metros cuadrados y una puerta; al tiempo que censura el diseño de oficina abierta en el que los escritorios están separados unos de otros por paneles como únicas barreras de privacidad.

Las razones que expone son las siguientes:

– Se trabaja más lento y el trabajo es peor.

Si antes para aislarse y concentrarse en una tarea bastaba con cerrar la puerta, ahora es necesario usar auriculares para escuchar música que te aísle del entorno. Según la Universidad de California, se producen un 29% más interrupciones en estos espacios que en los despachos privados, sin contar con la distracción que provoca el ruido de las conversaciones de fondo.

– Nuestro tiempo no es el tiempo de todos.

Sin paredes, se favorece que los demás puedan disponer de tu tiempo. Antes de interrumpir a una persona, ¿piensas que pudiera estar centrada en algo importante o la interrumpes en cualquier momento que te surge una pregunta?

Algunos estudios indican que «Se tarda una media de 25 minutos en reanudar una tarea después de ser interrumpido y 15 minutos adicionales para recuperar la misma concentración que se tenía antes de la interrupción».

– No hay diferencia entre espiar y “oir”.

Cuando se eliminan las barreras físicas, la falta de privacidad es evidente. En lugar de fomentar las relaciones personales y profesionales y hacerlas más sólidas, las conversaciones se vuelven más cortas y superficiales cuando se sabe que pueden ser escuchadas por personas ajenas.

El problema ha llegado tan lejos, que ya se comercializan una variedad de sorprendentes soluciones, como vistosos carteles con las palabras “Ocupado/Disponible” o cintas amarillas de plástico que se estiran para crear tu propia barricada y bloquear la entrada a tu lugar de trabajo.

» Las oficinas de diseño abierto son más productivas.

Por el contrario, Anjali Mullany sí es partidaria de los espacios abiertos. Lo argumenta de la siguiente manera:

– Es mejor tener una charla rápida con un compañero que sobrecargar el correo con una larga cadena de e-mails. El volumen del correo disminuye gracias a las reuniones informales.

– No todo el mundo funciona de la misma manera ni realiza el mismo trabajo, como tampoco estamos todo el tiempo realizando tareas que requieren mucha concentración. Para aquellos que sí necesiten tranquilidad para hacer su trabajo, pueden crearse zonas o salas especiales a las que acudir donde les resulte más fácil trabajar.

– Se fomenta la colaboración y ayuda a entender los problemas y los retos a los que se enfrentan los compañeros cada día. Si no hay contacto visual, se reduce la sensación de pertenencia a un equipo.

– En los espacios abiertos es más fácil echar un vistazo a un colega y determinar si es o no un mal momento para interrumpirlo. Mientras que en una oficina con despachos no puedes decidir si estás interrumpiendo a alguien hasta que estás muy cerca y ya lo has hecho.

¿Qué te parece a ti? ¿Crees que los espacios abiertos tienen más ventajas que inconvenientes?

El diseño abierto ya está implantado en la gran mayoría de las empresas, aunque con algunos privilegios para los puestos altos en el organigrama. Por lo tanto, queramos o no, hay que adaptarse a esa manera de trabajar. La oficina abierta supone un ahorro en espacio y costes, fomenta la interacción entre los compañeros y facilita la comunicación y la movilidad.

Desde luego no hay tanta comodidad ni privacidad como en las oficinas privadas, aunque lo verdaderamente importante que es el rendimiento y la productividad, no creo que dependa tanto de esos factores externos, sino de uno mismo.

El problema del ruido, las distracciones y las interrupciones nos incumbe a todos. Entre todos lo generamos y en cada uno está la solución. Es tan sencillo como cambiar de hábitos. En lugar de ir a hablar con un colega en cualquier momento en el que nos surge una pregunta, pensemos antes si lo que vamos a tratar no puede esperar. Los asuntos menos importantes se pueden dejar para la pausa del café, del cigarro o para la hora de comer. O también interrumpir de una sola vez  y en el menor tiempo posible en lugar de hacerlo a cuenta gotas.

¿Acaso no merece la pena hacer entre todos un mejor lugar para trabajar?

Créditos imagen: Monalyn Gracia/Corbis.