En la entrada anterior Cómo delegar para que salga bien, ya tratamos algunas reticencias que pueden tener los mandos intermedios a la hora de delegar, como el miedo a perder el poder, la falta de confianza en el equipo o el ser excesivamente perfeccionistas.

Hoy, sin embargo, nos vamos a centrar en los límites de la delegación, en quién delegar y cómo hacerlo.

Pero antes, para que te conozcas bien y sepas si tu instinto es hacer todo por ti mismo (o no) te propongo un sencillo cuestionario que ha elaborado Manager Tools. La idea es que te puedas autoevaluar y averigües si deberías pensar seriamente en delegar algunas tareas para mejorar tu desempeño. Coge papel y boli. Sólo tienes que responder SI o NO a las siguientes preguntas:

1. ¿Permites que los miembros del equipo cometan errores?

2. ¿Llevas con  frecuencia trabajo a casa o trabajas hasta tarde en la oficina?

3. ¿Funciona tu equipo sin problemas cuando estás ausente?

4. ¿Modificas o echas para atrás decisiones tomadas por los miembros del equipo?

5. Si estuvieras incapacitado durante 6 meses, ¿podría algún miembro del equipo asumir las tareas sin problemas?

6. ¿Haces tareas que tu equipo podrían estar haciendo?

7. ¿Suelen tomar la iniciativa sin que tengas que intervenir?

8. Cuando vuelves a la oficina tras un viaje o una formación, ¿hay una pila de tareas en tu bandeja de entrada?

9. ¿Los miembros de tu equipo delegan a su vez en sus equipos (si se diera el caso)?

10. ¿Gastas tiempo en detalles cuando deberías dedicarte a planificar o a supervisar?

¿Ya tienes las respuestas?

Ahora dale un punto por cada respuesta de Sí a las preguntas pares (2, 4, 6, 8 y 10), y un punto por cada respuesta de No en las preguntas impares (1, 3, 5, 7, y 9).

Cualquier puntuación superior a 5 indica una necesidad urgente para la delegación de tareas.

¿Se puede delegar todo?

En absoluto. Por el bien y la armonía del equipo, hay una determinada línea roja que no se puede traspasar, es decir, existen tareas directivas que corresponden en exclusiva al jefe y que no son delegables.

Como por ejemplo:

• Establecer y repartir objetivos entre los miembros del equipo.
• El cálculo de incentivos o de la parte “variable” del salario.
• La dirección de reuniones, cuando se asiste a ellas.
• Todo lo que afecte al plan de carrera de los miembros del equipo: promociones, planes de acción individual, etc.
• Realizar evaluaciones del desempeño.
• La planificación y coordinación del equipo (si está se hace a largo plazo).

En definitiva, todas las tareas que son propiamente directivas y que requieran un contacto esencial con los miembros del equipo.

En el lado contrario, las tareas que sí se pueden delegar son aquellas que ahorran tiempo al mando intermedio y que son repetitivas y de menor nivel. Por tareas de «menor nivel» no me refiero a quitarse de encima cosas que uno no quiere o no está dispuesto a hacer (eso tiene otro nombre que no es delegar), sino a aquellas tareas que no son prioritarias o no son clave en el desempeño del líder.

¿Puedo delegar en quien quiera?

Algunos dicen que el acertar en la elección de la mejor persona, es el punto más importante para que una delegación sea  eficaz. Por esta razón, antes de decidirte, es aconsejable tener en cuenta ciertos factores para estar seguros de que has seleccionado a la persona adecuada:

» Analiza las capacidades y habilidades de cada miembro del equipo.

¿Los conoces bien? ¿En qué es bueno cada uno? Aprovecha esa diversidad.

Es imprescindible saber qué se les da bien hacer, entre otras cosas, porque cuando estés en plena delegación, tendrás que explicarle porqué le has elegido y le consideras más adecuado que otros para ese proyecto.

» Analiza el grado de madurez en el que se encuentra cada colaborador.

Los que estéis familiarizados con el liderazgo situacional sabéis que algunos colaboradores, con el tiempo, llegan a un nivel de madurez alto en el que el apoyo que obtienen por parte del líder es bajo (puesto que ya saben y quieren – por sí mismos- hacer las tareas) y a la vez, el control que ejerce el líder sobre ellos también es bajo (ya que al ser autónomos no necesitan supervisión).

Pues bien, si tenéis algún miembro del equipo en esta fase de madurez, la delegación resulta ideal para mantenerle motivado, por la muestra de confianza que lleva implícita el acto de delegar.

» Analiza quién lo necesita más.

Se trata de afinar. Puede que haya un miembro del equipo que se encuentre en un momento crítico y que necesite demostrar o aportar algo más, o simplemente que necesite sentirse valorado o apoyado por el jefe. Aprovecha esa situación, ya que el componente motivador de la delegación hace que el colaborador se sienta nuevamente involucrado y comprometido con el trabajo.

¿Cómo delego?

Manager Tools ideó una plantilla muy útil a modo de guía a seguir cuando delegamos:

1º Indica que necesitas ayuda.

P.ej: María, necesito tu ayuda.

2º Di por qué se lo pides a ella y no a otra persona.

P.ej: Eres mi programadora más competente y organizada.

3º Pide aprobación expresa.

P.ej: ¿Estarías dispuesta a hacerte cargo de los preparativos del reporte mensual de estadística?

El hecho de mencionar tan pronto cuál es la tarea que se quiere delegar y pedirle un compromiso, tiene una razón. Y es que el hecho de pedirle algo concreto, le ayudará a posicionarse. Si duda si podrá hacerse cargo, no pasa nada, tampoco has dado detalles todavía. Pero si dice que sí de manera inmediata, podrá continuar el proceso para darle todos los detalles que necesita saber.

4º Describe la tarea en detalle.

P. ej: Esto es lo que implica…

5º Establece un plazo y la calidad de la tarea encomendada.

P.ej: El informe lo tiene que recibir el dpto. de producción el último viernes del mes, por lo que necesitaré revisarlo el último miércoles. No puede contener errores cuando lo enviemos.

6º Establece cómo se le va a dar seguimiento.

P.ej: Me gustaría que me enseñaras cada martes la última versión actualizada ya que al principio querré ver el trabajo que has hecho y asegurarnos de que estamos en el buen camino.

7º Establece cuáles van a ser sus necesidades de formación y los recursos con los que puede contar.

P.ej: ¿Qué necesitas de mí para poder hacerlo?

Como ves, cuando delegues no lo vendas como que va a hacer algo por ti sino que están aprendiendo una tarea nueva (aunque sea temporal) que le puede servir en su desarrollo profesional.

Otro aspecto a destacar es la importancia de centrarse en el resultado y no tanto en los detalles de cómo se hace el trabajo. «Todos los caminos llevan a Roma», da igual qué camino tomar, lo importante es llegar. Muestra que confías en él y déjale hacerlo a su manera.

Y por último, si algo sale mal recuerda que la responsabilidad última es… tuya. Por eso, mi consejo es (sobre todo al principio) que no te alejes mucho de una tarea que has delegado. No se trata de meter continuamente las narices a ver qué está haciendo, sino de apoyarle sin dejar de supervisar, para estar seguros de que el trabajo se hace bien.

Termino igual que en el artículo anterior: agradece el esfuerzo y el tiempo que han dedicado. Como mínimo, se merecen un reconocimiento.

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Bibliografía: How to delegate. The basics.