Cómo controlar el tiempo: los 4 cuadrantes de Covey.

Los 4 cuadrantes de Covey ayudan a controlar el tiempo

¿Te sabes planificar?

¿Gestionas bien el tiempo?

Dos preguntas que parecen significar lo mismo pero que en mi opinión son distintas.

Hay personas que se saben planificar muy bien: llevan la agenda al día, elaboran listas de lo que tienen que hacer, establecen sus prioridades, e incluso estiman el tiempo que van a necesitar para llevarlas a cabo. Sin embargo, cuando se tiene que dar el siguiente paso, que es llevar todo eso a la práctica, la cosa cambia.

Por eso, que te sepas organizar y planifiques con antelación las tareas, no significa que a la hora de la verdad no te dejes arrastrar por los acontecimientos, atendiendo las tareas según van llegando. Es fácil olvidarse de la agenda y de nuestro orden de prioridades en cuanto aparece un problema que reclama nuestra atención.

Si dudas sobre si haces un uso eficaz del tiempo, haz una reflexión personal y piensa si para ti se ha convertido en un hábito ir corriendo a todas partes, o el hecho de que te impacientes cuando te interrumpen y que trates de separarte de la gente para continuar con lo que estabas haciendo. O también si te llevas trabajo pendiente a casa y sueles comer mientras trabajas. Todas estas situaciones nos dan la voz de alarma de que no estamos administrando bien nuestro tiempo.

gestion del tiempo

Si ya es importante para un profesional organizarse bien, lo es todavía más para un mando intermedio. Y esto es porque los mandos intermedios (como líderes de sus equipos) en parte son también “dueños” del tiempo de los demás. 

Entre las funciones de un supervisor o un coordinador está la de planificar y coordinar las tareas de su equipo, por lo que en muchas ocasiones deberá planificar sus jornadas, marcarles tiempos y prioridades, distribuir tareas entre ellos, convocarles a reuniones, etc. Disponer del tiempo de los demás no es ninguna broma. De hecho, el entorpecer y complicar su día a día con decisiones o cambios de última hora frecuentes, tiene un efecto desmotivador en el equipo. Respetar el tiempo y los compromisos de otras personas es esencial.

Pareto ya hizo referencia a la gestión del tiempo con la Regla del 80/20: “En el 20% de nuestro tiempo conseguimos el 80% de nuestros resultados”. Es decir, que la actividad no siempre va ligada a la productividad. También Alan Lakein en “How to Get Control of Your Time and Your Life” y después Stephen Covey  que es uno de los grandes gurús del liderazgo.

No hay curso sobre gestión del tiempo en el que no se hable sobre los cuatro cuadrantes de Covey. Los cuadrantes o matriz del tiempo resultan de cruzar dos variables: el grado de urgencia y el grado de importancia de las tareas. Y cada una de las actividades que realizamos está encuadrada en uno de ellos.

los 4 cuadrantes de Stephen Covey

Lo que vino a decir Covey fue que nos centráramos en el Cuadrante II (No urgente, pero Importante), ya que es el cuadrante fundamental para ser productivos. Es el tiempo que dedicamos a planificar, a formarnos o a formar a otros, a prevenir, a ver cómo se pueden mejorar las cosas, a establecer relaciones con los demás, etc.

Desafortunadamente, no siempre es el cuadrante donde mayor tiempo pasamos, puesto que con frecuencia se presentan crisis, reuniones, problemas que hay que solucionar urgentemente… y que nos dejan la sensación de estar continuamente “apagando fuegos”. Ese es el Cuadrante I, el de lo (Urgente e Importante).

En los dos cuadrantes restantes, cuanto menos tiempo pasemos, mejor. El Cuadrante III (Urgente pero No Importante) es el de las reuniones improductivas de última hora, visitas imprevistas, llamadas inesperadas y que se prolongan más de la cuenta, o tareas que no son de uno pero que por circunstancias nos toca hacer. No merece la pena dedicar mucho tiempo a ellas.

Por último, el Cuadrante IV (Ni Importante, Ni Urgente) son las actividades más tentadoras y entretenidas, pero que suponen una total pérdida de tiempo y que no repercuten en nuestra productividad, como prestarse a chismes, gestiones que no tengan que ver con el trabajo, navegar por internet sin rumbo fijo, etc.

Lo ideal es realizar las tareas porque son importantes, no porque sean urgentes. Como en el ejemplo del bol de cristal de Covey, si lo que hacemos es llenar primero nuestra agenda del día con tareas que no son importantes y que no nos aportan nada, luego no encontraremos tiempo para las cosas que realmente sí lo son.

“Siempre tienes la libertad de escoger qué hacer primero,

qué hacer segundo,

y qué no hacer”. (Brian Tracy)

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2 comentarios

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  • La teoría esta genial, el problema es que a la hora de la verdad no es tan fácil utilizar los cuatro cuadrantes y el principio de pareto. Lo de los cuadrantes aunque se debería hacer el primer y segundo cuadrante al final se terminan haciendo algunas cosas del tercer y cuarto. También es problemático cuando hay que hacer lo que otros mandan, no lo que uno decide.

    Con Pareto 80-20 está muy bien. El problema es aprender a distinguir cual es el 20% correcto.

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