En un dia normal de trabajo solemos hacer peticiones que dirigimos a nuestros compañeros y a otros departamentos en la empresa. Concretamente me refiero a las peticiones en forma de solicitudes que se envían por correo electrónico.

Cuando lo hacemos esperamos que nuestra solicitud se tramite lo antes posible o que, al menos, aquel que la recibe nos vaya informando de los pasos que se van dando para resolverla. Sin embargo, lo que no esperamos y lo último que queremos es que esa misma petición vuelva a nuestra bandeja de entrada, al mismo punto del que partió.

Cuando eso sucede, de entre todas las respuestas que se pueden recibir, hay algunas que resultan especialmente  irritantes. Como estas:

» Este no es el procedimiento. Nos tienes que enviar el formulario X modelo 001 para poder resolver tu petición.

» A esta petición le corresponde el formulario X modelo 002 y nos has enviado la versión anterior 001. Por favor, modifícalo y envíalo de nuevo.

» Te devolvemos la solicitud porque no rellenaste la casilla X» o «No podemos tramitar tu petición porque le faltan datos.

» Por favor, envíanos de nuevo la solicitud porque se ha extraviado.

» Aún estamos resolviendo otras peticiones. Nos pondremos con ella en cuanto podamos.

» No podemos hacer lo que nos pides (sin dar mayores explicaciones).

¿Te suenan?

Tampoco se trata de buscar culpables. En ocasiones será por error nuestro y en otras no.

Si alguna vez recibes una de las primeras respuestas, piensa que el otro solo está cumpliendo con el procedimiento marcado por la empresa. Los procesos y procedimientos son necesarios en la medida en que sirven para que todo fluya de manera ordenada, pero no deberían convertirse en un obstáculo que entorpezca y retrase las gestiones del día a día.

1. Sugerencias para NO DAR respuestas desagradables

Los chinos tienen un dicho:

«Ser estrictos con uno mismo y tolerantes con los demás.»

Es cierto que recibir peticiones a las que les faltan datos o que no llevan el archivo correspondiente nos retrasa y nos hace perder el tiempo, pero pueden existir motivos que nos hagan pensar en un cambio de actitud ante esos errores. Por ejemplo, cuando se trata de personas que llevan poco tiempo en la empresa y que aún no están familiarizadas con los procedimientos o cuando se han producido cambios cuya comunicación y asimilación por el resto de la plantilla lleva su tiempo.

En cualquier caso, conviene ser tolerante y estar receptivo a las necesidades de los demás.

2. Sugerencias para NO RECIBIR respuestas desagradables

Como casi siempre la clave está en uno mismo. Con muy poco esfuerzo podemos cambiar las cosas si seguimos estas pautas:

– Haz la petición con claridad. Sin darnos cuenta, a veces damos por obvias cosas que no tiene por qué saber el otro.

– Revísala antes de enviarla. ¿Es el formulario correcto? ¿Está completo? ¿Se envía a las personas adecuadas? ¿Es el asunto del email es lo suficientemente descriptivo?

– Cumple los plazos y entrégala a tiempo. Los retrasos en la entrega puede ocasionar que se le acumule el trabajo al que la recibe.

– Estáte disponible por si necesitan contactar contigo para ampliar la información.

– Si la petición es muy urgente utiliza también otros medios. Además de exponer la urgencia en el asunto y el cuerpo del email, no está de más una llamada de teléfono al departamento encargado de resolverla para que se hagan cargo de la situación y traten de darle prioridad.

Antes de enfadarte, trata de ver las cosas con empatía, ponte en el lugar del otro y colabora con tus compañeros. Y cuando tu petición se quede atascada  en un cuello de botella, se comprensivo con la carga de trabajo de los demás. Mostrar una actitud defensiva nunca es la solución.

 ¿Cuáles son tus consejos para mejorar tus peticiones?

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