Estuve trabajando en una empresa en la que el envío de archivos adjuntos a través del correo corporativo estaba limitado a una capacidad máxima de 2MB.

Si necesitaba enviar un archivo de mayor capacidad, tenía que llamar al CAU (Centro de Atención al Usuario), hacer la solicitud y especificar qué quería enviar y a quién. A continuación, soporte informático modificaba los permisos y me anulaba esa restricción durante 24 horas. Ya podía enviar mi archivo sin mayor problema.

No existía otra manera. El atajo de utilizar el correo personal para sortear esa limitación tampoco servía, ya que Hotmail, Gmail… o cualquier otro, estaba capado.

Me he acordado mucho de aquellos momentos desde que supe que existían servicios que utilizan la nube para poder compartir archivos o carpetas enteras con otros usuarios. ¡Cuánto nos habría facilitado la vida en aquellos tiempos!

Al igual que los disquetes y CDs ya pasaron a la historia, el pen drive (o memoria USB) también tiene sus días contados. Ya no es necesario llevarlo contigo a todas partes cuando hay servicios de Internet que hacen la misma función y muchas más.

Existen muchos proveedores de servicios de almacenaje en la nube a modo de disco duro virtual. Los más conocidos (y utilizados) son Dropbox, Google Drive y Sky Drive, aunque existen muchos otros.  El que yo utilizo es Box. En este post voy a comentar por qué considero que utilizar una de estas herramientas es imprescindible para cualquier profesional y empresa.

»Profesionales Viajeros.

Disponer de discos duros virtuales puede ser de gran ayuda para perfiles profesionales que pasan gran parte de su tiempo fuera de la oficina. Directivos y comerciales especialmente.

Box, que es el que yo conozco, permite crear carpetas y tener todo organizado como si se tratara del escritorio de tu Pc. Ya no hace falta almacenar o portar la memoria USB, porque los archivos que más se utilizan están siempre a disposición del usuario allá donde vaya.

Una cosa muy interesante es la posibilidad de crearse una carpeta de Box en el dispositivo que utilizamos, ya sea Pc, tablet o móvil. A esa carpeta se pueden agregar documentos, imágenes, videos… sin necesidad de estar conectado a Internet. Ahora bien, para sincronizar lo que ahí  vas guardando con “la nube”, sí es necesario contar con una conexión a Internet.

 

» Compartir un mismo archivo con distintos colaboradores.

Con este sistema de Cloud Computing  se puede invitar a quien quieras a usar un archivo o hasta una carpeta entera. De esta manera, los datos que introducen o los cambios que hacen esos colaboradores se muestran al instante en ese archivo.

Es particularmente útil cuando varias personas deben intervenir en la creación o en la revisión de un documento. Pongamos como ejemplo el caso de reportes numéricos que varias áreas geográficas tienen que enviar a Central de manera periódica. Lo habitual es centralizar la información en una sola persona que se ocupa de recibir cada uno de esos reportes y hacer un corta y pega para unificarlos en un solo archivo.

Pues bien, utilizando la nube cada miembro del equipo va alimentando el mismo archivo independientemente de dónde se encuentre, con el ahorro de tiempo que ello supone para el que tiene que hacer el informe final  al cliente.

Pero también tiene otras ventajas. Cuando se comparten archivos o proyectos, gran parte del feedback y de la comunicación entre los que siguen ese proyecto, se traslada del correo electrónico a la nube. La ventaja reside en que la bandeja de entrada del correo electrónico se descarga de emails frecuentes en torno al proyecto, ya que los comentarios se hacen directamente en la nube como si de una conversación se tratara.

» La Intranet virtual.

Los servicios de almacenamiento remoto también pueden hacer las veces de intranet. Pongamos un ejemplo: Si  te encuentras fuera de la oficina y necesitas descargar o consultar un documento corporativo en particular, si antes no has tenido la precaución de guardarlo en tu dispositivo o en un pen drive, no podrás acceder a él  a no ser que cuentes con un sistema de acceso remoto al servidor de tu empresa.

Gracias a los servicios de Cloud Computing, cualquier departamento de la empresa puede colgar o actualizar documentos para que cada empleado pueda acceder a ellos en cualquier momento y en cualquier lugar.

Además de poder descargar ficheros, existe la opción de previsualizarlos (algo muy útil para encontrar el documento que se busca, especialmente cuando se trata de imágenes o videos)

» La última versión del portfolio de productos y servicios a un clic.

A veces, los documentos que compartimos están en continua revisión y actualización. En estos casos, para no distribuir una y otra vez el mismo archivo en cada nueva actualización, basta con enviar un enlace al fichero en cuestión, indicando que ya está disponible la última versión.

Lo mejor de todo, es que el usuario con quien se comparte el fichero no tiene porqué estar suscrito al servicio. Aún así, se recibe una notificación que avisa cuando la otra persona accede al archivo.

» Disco duro virtual.

De entre todas las funciones que tienen estos servicios, la de almacenaje es la más conocida por el público en general. No sólo elimina los inconvenientes de la pérdida de información, sino que es tan sencilla de usar como cualquier disco duro portátil. Con sólo arrastrar un documento a esa carpeta, todo su contenido se guarda en la nube de manera automática.

A pesar de todas las ventajas que tiene el Cloud computing, muchas empresas se muestran muy cautelosas a utilizarlo. La mayor objeción a utilizar este tipo de servicios se debe al hecho de dejar en manos de «otra empresa» información confidencial, con todo lo que eso entraña para la seguridad. En principio no debería haber problemas, ya que el acceso a los archivos se puede proteger con contraseña y toda la información se encripta. Sin embargo, y a pesar de ofrecer estas medidas de seguridad, la mayoría de las empresas todavía prefieren seguir contando con el servidor ubicado en su propia oficina. Les genera mayor confianza el saber dónde se encuentran realmente sus datos.

Aunque todavía no se utilicen de manera generalizada, los servicios de almacenaje en la nube seguirán ganando terreno. A su favor: facilitar la movilidad y la interacción. Muy interesante para profesionales y Pymes.

¿Qué otros beneficios te aporta? ¿Lo utilizas en tu empresa? Comparte tu experiencia.