La sala ya está preparada, la audiencia sentada… y ahora ¿qué?

Dependerá en gran parte de cuál sea el objeto de la presentación.

En esta ocasión nos vamos a centrar en presentaciones que tienen por objeto realizar una dinámica de grupo o impartir un curso de formación, es decir, presentaciones que vayan a durar varias horas y con alta participación de asistentes.

Quién es quién.

En primer lugar, hay que saber qué personas tenemos delante, ponerles nombre y saber en todo momento quién se dirige a nosotros o a quién nos dirigimos.

Cuando se trata de un grupo numeroso y no conocemos a los asistentes ni ellos se conocen entre sí, en los primeros momentos resulta complicado identificarles por su nombre. Para evitar confusiones, es útil pedirles que escriban su nombre en un folio (mejor en letras mayúsculas) y lo plieguen en tres partes para que pueda sostenerse derecho frente a ellos. Con el nombre de cara al resto de los asistentes. De esta manera, tendremos los carteles a la vista, memorizaremos sus nombres más rápido y ayudará también al resto de asistentes a recordarlos.

El móvil.

El tema del teléfono móvil bien merece un párrafo. ¡Cuántas veces inoportuno ¿verdad?!

Hay que dar ejemplo y apagarlo. Mejor hacerlo delante de ellos. Este simple gesto les recordará que tienen que silenciar el suyo si es que a alguno se ha olvidado de hacerlo antes de entrar en la sala. También podemos pedirlo de viva voz.

No obstante, siempre hay excepciones, por lo que si alguien pide mantenerlo encendido porque está esperando una llamada importante, hay que sugerirle que la atienda fuera de la sala para evitar molestar al resto. Si aún así, algún móvil suena durante de la presentación, detén tu discurso y espera hasta que su dueño lo haya apagado o haya salido de la sala para atender la llamada.

Las Presentaciones.

Y llegamos al punto de presentarse. Los primeros momentos son tremendamente importantes para ganarse la credibilidad de los presentes y donde ellos se hacen una idea de quienes somos. Si no te conocen, menciona tu nombre, puesto, objetivos del curso o de la reunión y el timing que tienes planeado.

A veces, si el número de asistentes lo permite, es conveniente que también ellos hagan una pequeña presentación. Con un par de minutos es suficiente. Además es un buen momento para romper el hielo, tranquilizarse y serenar los nervios.

Adáptate a tu público.

Uno de los valores del mando intermedio es la capacidad de adaptarse al público al que se dirige y las presentaciones son una buena ocasión para ponerlo en práctica. Esto no significa que dejes de ser tú mismo, simplemente adapta de manera natural tu vocabulario y estilo a los asistentes que tengas delante sin forzar demasiado.

¿Estás ante un grupo de gente joven? Entonces no la hagas demasiado formal, adopta un estilo más coloquial y desenfadado para conectar mejor con ellos.

Cuida cómo te expresas.

Otro punto importante a tener en cuenta es la lucha contra la monotonía.

Recuerda cambiar la entonación, el volumen, el ritmo y sobre todo, vocaliza y destierra las coletillas. Los tics verbales como «eeeehhh» o «vale?» son muy frecuentes y a menudo echan por tierra las que hubieran sido buenas presentaciones. Tenemos esas palabrejas tan interiorizadas que uno mismo no es consciente de la frecuencia que la empleamos, por lo que no está de más preguntar a algún compañero que nos diga si usamos alguna coletilla para empezar a ser conscientes y ponerle remedio.

Tan importante o más que lo que decimos, es «cómo» lo decimos. Cuida el lenguaje no verbal. Nada de permanecer quieto y de brazos cruzados a lo largo de toda la presentación. Ni de jugar con el boli (clic-clic-clic) o con el pelo, las monedas o las llaves dentro de los bolsillos. En este sentido, se suele recomendar moverse y alternar los gestos, aunque no de manera repetitiva. Tampoco fijar la vista en la primera fila o en uno de los presentes, sino implicar con la mirada a toda la audiencia. Conviene prestar atención a estos detalles para dar una imagen profesional.

Sintetiza.

Para finalizar la presentación haz un breve resumen destacando las ideas más importantes y que quieras fijar en la mente de los presentes. Sin olvidar agradecer al público con una sonrisa su asistencia a la presentación y la atención mostrada.

Y para terminar, mencionar 5 errores muy comunes:

Excederse en el tiempo establecido. Es mejor quedarse corto en la presentación que rebasar la duración fijada. Seamos respetuosos con el tiempo de los demás.

No llevar preparadas respuestas a posibles preguntas, dudas o críticas que pudieran hacer. Anticipando las preguntas, las respuestas suenan más creíbles y contundentes.

Dar la espalda a la audiencia. Uno de los errores más frecuentes cuando leemos la diapositiva o escribimos en el rotafolio es situarnos de espalda a los asistentes. Además de ser de mal gusto, impedimos que vean lo que escribimos. La alternativa es situarse a un lado del rotafolio y escribir ligeramente de lado con el brazo extendido

Leer cada palabra de la presentación que estamos proyectando. Si las diapositivas nos atraen tanto que nos están diciendo «léeme», posiblemente las hayamos cargado de contenido. Éstas sólo deberían incluir  las ideas o conceptos más generales. A nosotros nos corresponde desarrollarlas.

Anunciar que la presentación ha terminado y continuar hablando. Suele ocurrir que al finalizar la presentación, cuando los presentes se están levantando o recogiendo sus cosas, el ponente siga hablando utilizando expresiones tipo: «No olvidéis lo que he dicho de… o Acordaros lo que hemos hablado sobre…» Si has dado por finalizada la presentación, respeta tu decisión si no quieres quedar como un pesado.

Obviamente esta no es una lista cerrada. Según tu opinión, ¿cuál es el error más común cuando hacemos presentaciones?

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