Si eres mando intermedio (o aspiras a serlo) ten presente que tarde o temprano tendrás que hacer presentaciones en público.

Las situaciones que se pueden presentar son infinitas. Desde impartir cursos de formación a tus subordinados y realizar dinámicas de grupo, hasta presentar ofertas a clientes o exponer los resultados del equipo a tus superiores.

Esta habilidad hay que cuidarla especialmente, ya que nuestra imagen y valoración como profesional están en juego. Ahora bien, no existen recetas mágicas para dominar la técnica. y el ingrediente principal sólo depende de uno mismo: preparación, preparación y preparación.

Ahí reside la diferencia entre hacerlo bien y dejar una buena impresión en los asistentes o que sus mentes empiecen a vagar pensando en los planes del próximo fin de semana. Así que recuérdalo: prepárate y deja poco espacio a la improvisación.

Antes que nada, es imprescindible reunir toda la información posible sobre el lugar, tiempo del que dispondremos, asistentes, si necesitaremos material de apoyo (retroproyector, rotafolios, ordenador, manuales) etc; por lo que en este post nos centraremos en estos preliminares y en el diseño de la presentación para que nada se deje al azar.

CUÁNTO TIEMPO.

Ajusta tu speech al tiempo del que dispones. Ni más ni menos.

Al finalizar se recomienda hacer un resumen de los temas más importantes que se han tratado y que es muy posible que surjan dudas, por lo que si vas a disponer de 1 hora prepara tu intervención para 50 minutos, así tendrás tiempo para condensar los puntos más significativos del mensaje, y por otra parte te librarás de ver cómo los asistentes miran con impaciencia el reloj.

CUÁNDO HACERLA.

Si no tienes más remedio que hacerla después de comer y estás impartiendo un curso de formación, antes de empezar es conveniente recurrir a algún pasatiempo divertido.

Los asistentes pondrán su atención durante unos minutos en algo que les agrada y luego será más fácil reconducir su atención. No son más de 7 u 8 minutos y la sensación de liberar tensiones tanto para ti como para tu público merece la pena. Hay multitud de sencillos juegos para hacer.

MATERIALES DE APOYO.

Tenía un jefe que solía decir: «Si un rotulador se queda sin tinta, nunca lo dejéis junto al rotafolios. Tiradlo inmediatamente a la papelera». ¡¡Gran verdad!! ¿Nunca habéis visto cómo el ponente prueba un rotulador tras otro hasta comprobar que ninguno de ellos escribe? Yo sí, y resulta un poco cómico.

Por lo tanto, si queréis hacerle un favor al que venga detrás, arrojadlos a la papelera. No presupongas que sirven por el hecho de que estén allí, tan colocaditos junto a la pizarra.

Otro aspecto a tener en cuenta es preveer los problemas técnicos que pudieran ocurrir. Resulta conveniente llegar con la suficiente antelación para comprobar que el micrófono, cañón, ordenador, video o el pen-drive funcionan perfectamente. Entre 45 minutos y una hora es lo recomendable si vas a ser el primero en intervenir.

A la hora de elaborar las diapositivas sobre las que apoyar tu intervención, ten en cuenta las siguientes pautas:

El tamaño de la fuente dependerá del número de filas que haya en la sala, pero ante la duda, elige un tamaño grande. Esto también vale para cuando escribas en la pizarra o en el rotafolios. Los de la última fila también existen.

Hazla visualmente atractiva, resaltando palabras clave con negrita, colores y subrayados.

Y sobre todo no te limites a leerla porque dejarás una pobre impresión a la audiencia y te restarás credibilidad sobre tu dominio en la materia.

LA IMAGEN.

Aunque pueda resultar insignificante, es básico dedicarle un minuto de atención a lo que es o no apropiado usar en una presentación. La manera de vestir añadirá o restará valor a lo que vayas a decir. Por lo que si de verdad quieres que la audiencia no se distraiga y concentre en ti la atención, evita corbatas muy originales o con colores llamativos si eres hombre, y trajes o vestidos discretos para ellas evitando también ropas con demasiados colores.

EL ENSAYO FINAL.

Y termino como comencé: «Prepárate, ensaya». El primer público al que tienes que dirigirte es a ti mismo. Léelo en voz alta e interpreta tu intervención, con el tono, movimientos y pausas que harías. Sólo así irás ganando confianza. Además, el ensayo te dará pistas para saber si algo no funciona y conviene cambiar o bien para confirmar que las ideas fluyen con naturalidad.

Todos estos preliminares son de sentido sentido común, ¿verdad? No hay que hacer grandes cosas para hacerlas bien.

La inteligencia y el sentido común se abren paso con pocos artificios. (Goethe)

No te pierdas el siguiente post: Pautas para hablar en público (II): el desarrollo

Si quieres seguir aprendiendo de este tema, los siguientes enlaces son muy interesantes:

• 10 normas para hablar en público
• 7 errores comunes en las presentaciones en público
• Enrique Dans: Mis ideas sobre las presentaciones en público
• ¿Cómo empezar mi presentación en público?
• El hormiguero: cómo hablar en público